Anwendungsfall: BAMF
Mehrtägige geschlossene Schulung mit Übungen
zum Thema „Inhaltliche Erschließung“
„Wir waren sehr zufrieden mit der Ausführung der Schulung. Die beiden Referentinnen sind auf unsere besonderen Bedürfnisse und Wünsche sofort eingegangen. Sie waren sehr flexibel und sehr kompetent und haben sich sehr gut ergänzt.
(Bundesamt für Migration und Flüchtlinge)
Anforderung
Sachbearbeiter_innen zweier Fachbereiche des Bundesamts für Migration und Flüchtlinge müssen im Rahmen Ihrer Tätigkeit für andere Zielgruppen des Amtes regelmäßig umfangreiche Dokumente verschlagworten und mit einer Inhaltsbeschreibung in Form eines Abstracts versehen, um diese anschließend im internen Dokumentenmanagementsystem für die Suche durch andere Fachabteilungen bereitzustellen. Für die Schlüsselwörter steht ein umfangreicher amtseigener Thesaurus zur Verfügung. Dieser wird von einem anderen Fachbereich gepflegt. Die beiden an der Schulung beteiligten Abteilungen wurden personell und den neuen Mitarbeiter_innen sollte daher Theorie und Praxis der inhaltlichen Erschließung vermittelt werden.
Lösung
Mehrtägige Schulung mit Grundlagen und Übungen zu Terminologielehre, den verschiedenen Ausprägungen von Taxonomien, speziell aber auch zum Aufbau und zur Pflege von Thesauri. Ein weiterer Schwerpunkt der Schulung lag auf praktischen Übungen mit Dokumenten des Bundesamtes. Dabei wurden einerseits die Metadaten bereits verschlagworteter Texte von den beiden Schulungsleiterinnen im Vorfeld geprüft und schlankere Lösungsvorschläge erarbeitet. Die Musterlösungen wurden mit den Schulungsteilnehmer_innen diskutiert. An neuen Dokumenten wurde geübt dafür passende Schlüsselwörter aus dem Thesaurus und zusätzliche freie Schlagwörter zu bestimmen. Es wurden Lösungen erarbeitet, um zukünftig gezielter die ebenfalls notwendigen Abstracts zu erstellen.
Nutzen
Die alten, erfahrenen wie auch neuen Sachbearbeiter_innen und auch ihre Gruppenleiter_innen haben nun einen besseren theoretischen Unterbau und Verständnis, wie ein Thesaurus aufgebaut ist. Sie konnten ihre persönlichen Fragen und Anliegen während der Schulung platzieren und anhand von Übungen und Diskussionen andere Lösungsmöglichkeiten kennenlernen. Sie wissen jetzt worauf Sie zukünftig bei der Auswahl der Schlüsselwörter achten, damit die suchenden Kollegen bessere Suchergebnisse erzielen können.