Die bisherigen Katalogtexte waren über viele Jahre hinweg von zahlreichen internen und externen Redakteuren erstellt worden. Zwar gab es bereits sowohl ein Regelwerk, das bei Bedarf immer wieder ergänzt worden war, und eine über Jahre gewachsene Terminologiedatenbank. Jedoch erfolgte die Erstellung der Texte ohne Systeme zur Autorenunterstützung in Echtzeit und ohne nachgelagerte Terminologieprüfung, weshalb mit der Zeit zahlreiche Inkonsistenzen formaler wie terminologischer Natur entstanden waren. Zudem kamen mit der Einführung des neuen PIM-Systems einige neue Regeln hinzu, die sich formal und inhaltlich auf zahlreiche bereits existierende Textbausteine auswirkten.

Da die internen Redakteure bereits mit dem operativen Tagesgeschäft zeitlich ausgelastet waren, war eine zusätzliche Belastung mit der Bereinigung der Altdaten nicht möglich. Dies hätte dazu geführt, dass weder die neuen noch die alten Texte termingerecht bearbeitet gewesen wären. Mit der Verteilung der Texte auf die einzelnen Fachredakteure wären zudem erneute Inkonsistenzen entstanden, wodurch zusätzlich eine nachgeschaltete Qualitätsprüfung und Überarbeitung nötig geworden wäre.

In enger Zusammenarbeit mit ausgewählten Stammdaten- und Produktmanagern des Unternehmens überarbeiteten und ergänzten wir zunächst die bereits vorhandenen Regeln und stellten sie in einem neuen Regelwerk bereit. In einem nächsten Schritt überarbeiteten wir die bisherigen Texte anhand des neuen Regelwerks sowie mithilfe toolbasierter Terminologieprüfung und Autorenunterstützung. Nach der Freigabe der Texte durch die jeweiligen Produktmanager erfolgte anschließend der Import der Daten in das neue PIM-System.

In einem weiteren Schritt führten wir Schulungen für die internen Redakteure und Korrektoren durch, um ihnen die neue Arbeitsweise näherzubringen. Dadurch sollte gewährleistet werden, dass auch die im operativen Tagesgeschäft erstellten Texte dieselbe inhaltliche und terminologische Konsistenz erhielten wie die von uns bereinigten Altdaten. Auch schulten wir die Produktmanager hinsichtlich der neuen Regeln, da sie mit der Bereitstellung von Informationen zu Produkten sowie innerhalb des Freigabeprozesses der Texte ebenfalls am Entstehungsprozess der Katalogtexte beteiligt sind.

Die Überarbeitung und Bereinigung der Altdaten durch uns als externen Dienstleister brachte für Geberit zahlreiche Vorteile mit sich.

Hierdurch war es möglich, dass sich die internen Mitarbeiter weiterhin auf das operative Tagesgeschäft konzentrieren und die gewonnene Zeit unter anderem für die Einarbeitung in das neue PIM-System nutzen konnten. Zudem blieb durch die externe Vergabe der Kostenfaktor transparent und vor allem niedriger als bei interner Bearbeitung, da weder Überstunden geleistet noch andere Projekte ausgelagert werden mussten. Da wir uns als externer Dienstleister nahezu in Vollzeit auf das Projekt konzentrieren konnten, war ebenfalls eine schnellere und zusammenhängendere Aufarbeitung der Altdaten möglich.

Das von uns neu erstellte Regelwerk übergaben wir an Geberit, wo es innerhalb der Redaktion nun als fundierte Basis, die gepflegt und bei Bedarf weiterentwickelt werden kann und als Garant für die weitere Qualitätssicherung neuer Katalogtexte dient.