Anwendungsfälle

Kunde

Die Technische Dokumentation eines mittelständischen Maschinenbauers hatte zusammen mit ihrem Dokumentations- und Sprachdienstleister erste ausgangssprachige Terminologielisten erarbeitet und diese zur Terminologieprüfung bereits in das im Haus eingesetzte Redaktionssystem importiert.

Im Rahmen von regelmäßigen Terminologiezirkelsitzungen wurden neue Termkandidaten abgestimmt und die Terminologielisten im Redaktionssystem aktualisiert. Gleichzeitig wurden die englischen Äquivalente festgelegt und bei Bedarf mit muttersprachlichen Experten der britischen Niederlassung abgestimmt.

Es gibt eine interne Mitarbeiterin, die sich verstärkt um die Terminologiearbeit im Hause kümmert.

Problem

Im Redaktionsleitfaden waren lediglich Regeln zur deutschen Rechtschreibung und andere Regeln zur kontrollierten Sprache sowie zur Bindestrichsetzung hinterlegt. Es lag noch kein eigenes Regelwerk vor, das unter anderem Validierungskriterien für die Abstimmung von deutschsprachigen Terminologiekandidaten umfasste oder weitere Regeln für die Benennungsbildung enthielt. Regeln für die Festlegung und Abstimmung englischer Äquivalente fehlten komplett. Der Kunde wollte zukünftig schneller, konsistenter und kompetenter Termkandidaten bewerten und abstimmen und unabhängiger von seinem Dienstleister agieren und sich hierfür ein entsprechendes Regelwerk zurechtlegen.

Lösung

Basierend auf einer bereitgestellten Terminologieliste bzw. der aktuellen Vorschlagsliste haben wir eine Schulung vorbereitet, in der wir dem Kunden exemplarisch anhand seiner firmeneigenen Terminologie einen Katalog an Validierungskriterien an die Hand gegeben haben und ihm aufgezeigt haben, wie er diese konkret einsetzen kann. Exemplarisch wäre hier aufzuführen der Gebrauch bzw. Nichtgebrauch von Markennamen bei Bauteilen (Seegerring vs. Sicherungsring).

Außerdem haben wir seine bereits abgestimmte deutsch- und englischsprachige Terminologie analysiert und anhand regelmäßiger Muster aufgezeigt, welche Regeln zur Benennungsbildung bisher bereits angewendet wurden bzw. wo noch Handlungsbedarf zur Regelung besteht. Hier wäre beispielhaft anzufügen die Kompositabildung mit Ziffern (3-Wege-Mischer oder Dreiwegemischer, Vierkantstahl, 6-Kant-Mutter). Auch der Umgang mit Wörtern, die auf –ung enden, war ein Thema. Es wurde insbesondere die Problematik auch im Hinblick auf die Übersetzung erörtert und mögliche Lösungswege im Umgang mit auf –ung endenden Wörtern aufgezeigt.

Im Englischen wurde insbesondere auf den inkonsistenten und teilweise fehlerhaften Einsatz von Bindestrichen bei Wortzusammensetzungen eingegangen und entsprechende Regelungen vorgeschlagen.

Des Weiteren haben wir seiner Mitarbeiterin eine Sammlung an verlässlichen externen Quellen an die Hand gegeben mit Hilfe derer sie Termkandidaten bzw. deren Begriffe recherchieren, bewerten und gegebenenfalls Neben-, Ober- und Unterbegriffe voneinander leichter abgrenzen kann.

Zusätzlich haben wir die bisher erstellten Definitionen auf Schwachstellen analysiert und Verbesserungsvorschläge zur Erstellung von Definitionen gegeben. So enthielten häufig bereits Definitionen die Vorzugsbenennung, was nicht den gängigen Standards der Terminologielehre entspricht, wo heute Inhaltsdefinitionen, wo möglich, bevorzugt werden. Das heißt ausgehend vom Oberbegriff werden die einschränkenden Merkmale angegeben, die den zu definierenden Begriff von anderen derselben Abstraktionsstufe unterscheiden (DIN 2342:2011)

Nutzen

Der Mitarbeiterin des Kunden liegt nun ein Basisregelwerk vor, mit dem sie in der Lage ist einzelne Termkandidaten bereits vorab zu validieren. Sie muss nur noch kritische Begriffe in den Terminologiezirkel zur Abstimmung geben. Für die Terminologiezirkelsitzungen bereitet sie die zur Abstimmung anstehenden Termkandidaten entsprechend vor und weist bei Bedarf auf Abweichungen zu den festgelegten Validierungskriterien hin.

Damit können die Abstimmungszeiten und Abstimmungsprozesse im Terminologiezirkel selbst abgekürzt werden und zahlreiche Termkandidaten müssen nun nicht mehr den Terminologiezirkel selbst durchlaufen, sondern können vorab alleine durch die Terminologieverantwortliche oder bilateral zusammen mit dem Urheber anhand des festgelegten Validierungskatalogs abgestimmt werden.

Die englischsprachigen Äquivalente werden anhand festgelegter Regeln und Kriterien ebenfalls neu konsistent abgestimmt und festgelegt.

Der Terminologieleitfaden besteht nur aus Regeln, die für das Unternehmen und seine Terminologie relevant sind. Diese sind mit firmeneigenen Beispielen unterlegt, die die Regeln nachvollziehbar unterstreichen.

Kunde

Bühler, ein weltweit agierender Maschinen- und Anlagenbauer mit einer sehr umfangreichen Firmenwebsite, wollte für seine deutsch- und englischsprachigen Autoren und Korrektoren von Website-Inhalten jeweils einen kleinen, übersichtlichen Leitfaden bereitstellen, um ein einheitlicheres Erscheinungsbild seiner Texte zu gewährleisten und die Anzahl der formalen Korrekturen zu verringern.

Parallel dazu sollte zur Erhöhung der Matchwerte und zur Verbesserung der Sprachqualität in der jeweiligen Ausgangssprache (Deutsch oder Englisch) bereits eine toolgestützte Terminologie- und Rechtschreibprüfung mittels eines Sprachprüfwerkzeugs eingeführt werden, die der Übersetzung jeweils vorgelagert ist und zunächst durch den Übersetzungsmanager erfolgt. In Zukunft aber durch die Autoren selbst ausgeführt werden soll.

Problem

Die deutsch- und englischsprachigen Texte werden von einer großen Anzahl verschiedener Autorengruppen wie Produktmanagern, Werbeagenturen und internen Fachleuten erstellt. Oftmals handelt es sich um keine professionellen Autoren. Entsprechend vielfältig fielen auch die Übersetzungen aus.

Es gab bisher außer den Corporate-Design-Regeln und den Regeln zur Markenarchitektur keine weiteren Hilfsmittel. Im Unternehmen selbst wurde in der Technischen Dokumentation bereits ein Sprachprüfwerkzeug eingesetzt, dort gab es auch einen Redaktionsleitfaden, dieser war jedoch auf die Erstellung strukturierter technischer Dokumente ausgelegt und bot wenig Unterstützung für unstrukturierte, eher marketinglastige Texte.

Lösung

Wir haben einen kleinen, übersichtlichen Leitfaden in deutscher und englischer Sprache erstellt. Darin wurden jeweils auf einer DIN A4-Seite die wichtigsten unternehmensspezifischen, formalen Regeln zur Interpunktion, Groß- und Kleinschreibung von Produktbezeichnungen, Überschriften etc. speziell abgestimmt auf Website-Inhalte zusammengefasst. Dabei wurden jeweils sprachliche bzw. formale Eigenheiten des Englischen oder Deutschen berücksichtigt, wie z. B. Verwendung von Dezimalkomma bzw. Dezimalpunkt. Oder der Schreibung von Genitivendungen im Deutschen mit -s anstelle von –es („des Siebs“ anstelle von „des Siebes“).

Nutzen

Dieser Leitfaden dient nun als Grundlage sowohl für die muttersprachigen Autoren neuer Webinhalte, als auch für die muttersprachigen Reviewer von Übersetzungen in diese beiden Sprachen. Er unterstützt aber auch neu die Qualität der zielsprachigen Texte, die ausgehend vom Deutschen oder Englischen in die jeweils andere Sprache übersetzt werden und stellt sicher, dass die Reviewer der Übersetzungen zukünftig weniger auf formale Fehler zu achten haben und sich verstärkt auf den Inhalt konzentrieren können.

Somit wird unter anderem auch sichergestellt, dass nachfolgende Übersetzungen in andere Fremdsprachen, die auf diesen beiden Ausgangssprachen basieren formal weniger fehlerbehaftet und konsistenter sind, auch wenn sie ggf. nicht das maschinelle Lektorat mit dem Sprachprüftool durchlaufen haben.

Damit sollten sich die Matchwerte für nachfolgende Übersetzungen nochmals spürbar verbessern und die nachträglichen Fehlerkorrekturen an Ausgangstexten abnehmen.

Kunde

Geberit, ein international tätiger Hersteller im Bereich Sanitärtechnik hatte ein neues PIM-System (PIM = Produktinformationsmanagement) zur Katalogerstellung eingeführt und wollte die Texte aus dem alten System nicht 1:1 übernehmen, sondern vor dem Import in das neue Tool formal vereinheitlichen und inhaltlich wie terminologisch bereinigen.

Problem

Die alten Katalogtexte waren über viele Jahre hinweg durch eine Vielzahl interner und externer Redakteure erstellt worden. Es gab zwar bereits ein Regelwerk, das im Redaktionshandbuch hinterlegt war und das auch bei Bedarf immer wieder ergänzt worden war. Eine Terminologiedatenbank war auch schon jahrelang im Einsatz, es gab jedoch noch keine toolgestützte Autorenunterstützung während des Schreibens oder eine nachgelagerte Terminologieprüfung.

So hatten sich im Lauf der Jahre zahlreiche Inkonsistenzen formaler wie auch in terminologischer Hinsicht eingeschlichen, weil nicht immer alle Texte regelmäßig nachgezogen worden waren. Mit der Einführung des neuen PIM-Tools wurden außerdem nochmals ein paar neue Regeln formuliert, die insbesondere Auswirkungen formaler wie inhaltlicher Art auf zahlreiche Bausteine hatten.

Die internen Redakteure waren so stark in das operative Tagesgeschäft eingebunden, dass eine zusätzliche Belastung mit der redaktionellen Überarbeitung der alten Katalogtexte zu zeitlichen Engpässen geführt hätte bzw. nicht gewährleistet war, dass bis zu einem bestimmten Zeitpunkt alle Texte auch fristgerecht überarbeitet worden wären. Außerdem wäre bei Verteilung der Texte auf die einzelnen Fachredakteure erneut keine konsistente Überarbeitung garantiert gewesen und es hätte dennoch eine nachgeschaltete Qualitätsprüfung und Überarbeitung durchgeführt werden müssen.

Lösung

Wir haben die alten Regeln nochmals überprüft und in Zusammenarbeit mit ausgewählten Produkt- und Stammdatenmanagern überarbeitet, ergänzt und in einem neuen, separaten Regelwerk bereitgestellt. Danach wurden zunächst die alten Texte durch uns anhand des neuen Regelwerks überarbeitet und terminologisch bereinigt; dabei wurde eine Terminologieprüfung bzw. Autorenunterstützung eingesetzt, die auf die Vereinheitlichung bereits bestehender Bausteine zur besseren Wiederverwendung zielte. Nach erfolgter Überarbeitung und anschließender Freigabe durch die jeweiligen Produktmanager erfolgte der Import in das neue PIM-Tool.

Anschließend haben wir die fünf Redakteure sowie die interne Korrektorin geschult und mit anschaulichen Beispielen aus den überarbeiteteten Katalogtexten neben den neuen Regeln, insbesondere auf die geänderten Regeln hingewiesen. Danach waren sie befähigt im Rahmen ihres operativen Tagesgeschäfts neue Katalogtexte regelkonform zu erstellen bzw. die Korrektorin bei neuen Katalogtexten entsprechende formale Fehler zu erkennen.

Die Produktmanager wurden ebenfalls instruiert, damit sie zukünftig bereits entsprechende Eingaben für neue Produkte den Redakteuren liefern können und weniger Bausteine im Rahmen der Freigabe verschlimmbessern.

Nutzen

Die internen Redakteure konnten sich weiterhin vollständig anderen Aufgaben aus ihrem Tagesgeschäft widmen und mussten nicht noch nebenbei Zeit verwenden, um Altdaten zu bereinigen. So konnten sie sich insbesondere auf die Einarbeitung in das neue PIM-Tool und seine Bedienung konzentrieren.

Die Bereinigung der Altbestände wurde komplett als Projekt nach extern vergeben worden. So blieb auch der Aufwand für die Bereinigung der Altdaten kostentransparent. Die Kosten waren letztendlich weitaus geringer, als wenn die internen Redakteure diese Aufgabe zusätzlich umgesetzt hätten, da keine Überstunden anfielen oder andere Dokumentationsprojekte nach extern vergeben werden mussten.

Gleichzeitig waren die Altbestände viel schneller überarbeitet und bereitgestellt worden, weil sich eine einzelne Person in Vollzeit diesem Projekt gewidmet hatte.

Das übergebene Regelwerk dient dem Korrektor nun als Basis für die Qualitätssicherung neuer entstehender Katalogtexte und wird von ihm gepflegt und bei Bedarf weiterenwickelt.